Boekhouding ZZP: De Complete Gids voor 2026

Als zelfstandige zonder personeel (ZZP'er) ben je wettelijk verplicht om een administratie bij te houden. Maar een goede boekhouding gaat veel verder dan alleen voldoen aan de wet. Het geeft je inzicht in je financiele gezondheid, helpt je belasting te besparen en zorgt ervoor dat je op tijd betaald wordt. Veel startende ZZP'ers onderschatten het belang van een gestructureerde administratie. Ze bewaren bonnetjes in een schoenendoos, vergeten facturen te versturen en komen pas in actie als de deadline voor de belastingaangifte nadert. Het gevolg? Gemiste aftrekposten, boetes van de Belastingdienst en onnodig hoge belastingaanslagen. In deze gids nemen we je stap voor stap mee door alles wat je als ZZP'er moet weten over je boekhouding in 2026. Van de basisverplichtingen tot slimme tips waarmee je honderden tot duizenden euro's per jaar kunt besparen.

De Belastingdienst verwacht dat je als ondernemer een deugdelijke administratie voert. Dit betekent concreet dat je het volgende moet bijhouden: **Inkomsten en uitgaven** - Elke factuur die je verstuurt en elke zakelijke uitgave die je doet moet worden vastgelegd. Bewaar altijd het originele bonnetje of de digitale factuur. **Btw-administratie** - Als je btw-plichtig bent (en dat zijn de meeste ZZP'ers), moet je bijhouden hoeveel btw je in rekening brengt aan klanten en hoeveel btw je zelf betaalt op inkopen. **Bankafschriften** - Gebruik bij voorkeur een zakelijke bankrekening. Dit maakt je administratie overzichtelijker en voorkomt dat je prive- en zakelijke transacties door elkaar lopen. **Offertes en contracten** - Bewaar alle overeenkomsten die je sluit met klanten en leveranciers. **Rittenadministratie** - Als je zakelijk rijdt en de werkelijke kosten wilt aftrekken (in plaats van 23 cent per km), moet je een sluitende rittenadministratie bijhouden. De bewaarplicht voor je administratie is **7 jaar**. Voor onroerend goed gerelateerde documenten geldt zelfs een termijn van 10 jaar.

Als ZZP'er heb je recht op een aantal fiscale voordelen die je belastbare winst flink kunnen verlagen. Dit zijn de belangrijkste aftrekposten voor 2026: **Zelfstandigenaftrek** - In 2026 bedraagt de zelfstandigenaftrek EUR 2.470. Je moet minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden (het urencriterium). **Startersaftrek** - Ben je net gestart als ZZP'er? Dan krijg je de eerste 3 jaar (van de afgelopen 5) een extra aftrek van EUR 2.123 bovenop de zelfstandigenaftrek. **Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA)** - Investeer je in bedrijfsmiddelen (laptop, gereedschap, inventaris) tussen EUR 2.801 en EUR 387.580? Dan kun je een percentage van de investering aftrekken. **Zakelijke kosten** - Alle kosten die je maakt voor je onderneming zijn aftrekbaar: kantoorkosten, software-abonnementen, telefoon, internet, vakvakliteratuur, cursussen en opleidingen. **Reiskosten** - Zakelijke kilometers kun je aftrekken a EUR 0,23 per km (of werkelijke kosten met rittenadministratie). **Thuiswerkplek** - Gebruik je een werkruimte thuis? Dan kun je onder voorwaarden een deel van je woonlasten aftrekken. De ruimte moet een zelfstandig gedeelte van de woning zijn met een eigen ingang. **MKB-winstvrijstelling** - Na alle aftrekposten wordt je winst nog eens verminderd met 13,31% (2026). Deze vrijstelling krijg je automatisch, ongeacht het aantal uren dat je werkt.

De meeste ZZP'ers doen per kwartaal btw-aangifte bij de Belastingdienst. Dit betekent dat je 4 keer per jaar opgave doet van de btw die je hebt gefactureerd (af te dragen) en de btw die je hebt betaald op zakelijke inkopen (terug te vragen). **Deadlines BTW-aangifte 2026:** - Q1 (januari-maart): uiterlijk 30 april 2026 - Q2 (april-juni): uiterlijk 31 juli 2026 - Q3 (juli-september): uiterlijk 31 oktober 2026 - Q4 (oktober-december): uiterlijk 31 januari 2027 **Kleineondernemersregeling (KOR)** - Verwacht je minder dan EUR 20.000 omzet per jaar? Dan kun je kiezen voor de KOR. Je brengt dan geen btw in rekening, hoeft geen btw-aangifte te doen, maar kunt ook geen btw terugvragen op inkopen. Dit is vooral handig als je weinig zakelijke kosten hebt. **Tip:** Gebruik boekhoudpakket met bankkoppeling. Dan worden je transacties automatisch ingelezen en hoef je alleen nog te categoriseren. De btw-aangifte is dan in enkele minuten klaar.

Een van de meest gestelde vragen die we krijgen is: "Kan ik mijn boekhouding niet gewoon zelf doen?" Het eerlijke antwoord: dat hangt af van je situatie. **Zelf doen is geschikt als:** - Je een eenvoudige administratie hebt (minder dan 50 facturen per kwartaal) - Je affiniteit hebt met cijfers en administratie - Je de tijd hebt en wilt investeren in het bijhouden - Je bereid bent om je te verdiepen in fiscale regels **Uitbesteden is slimmer als:** - Je meer dan 100 boekingen per kwartaal hebt - Je liever tijd besteedt aan opdrachten en klanten - Je situatie complexer wordt (meerdere inkomstenbronnen, investeringen, personeel) - Je zeker wilt zijn dat je geen aftrekposten mist - Je geen zin hebt in de stress rond deadlines **De kosten van uitbesteden:** Een boekhouder voor ZZP'ers kost gemiddeld EUR 75 tot EUR 150 per maand, inclusief btw-aangifte en inkomstenbelasting. Bij Zandwijken Administraties beginnen onze ZZP-pakketten vanaf EUR 75 per maand, met alles inbegrepen: boekhouding, btw-aangifte, inkomstenbelasting en een persoonlijk aanspreekpunt. **Wat levert het op?** Onze ervaring is dat ZZP'ers die hun boekhouding uitbesteden gemiddeld EUR 500 tot EUR 1.500 per jaar meer aftrekposten benutten dan wanneer ze het zelf doen. Tel daarbij de tijdwinst op (gemiddeld 5-8 uur per maand) en de investering verdient zichzelf ruimschoots terug.

Of je nu zelf boekhoudt of samenwerkt met een boekhouder, goede software is onmisbaar. Dit zijn de meest gebruikte pakketten in Nederland: **Exact Online** - Het meest gebruikte boekhoudpakket van Nederland. Uitgebreide functionaliteit, geschikt voor groei. Wij bij Zandwijken werken standaard met Exact Online voor al onze klanten. **Moneybird** - Gebruiksvriendelijk en betaalbaar. Populair onder startende ZZP'ers. Goede bankkoppeling en eenvoudige factuurmodule. **e-Boekhouden** - Voordelig basispakket. Minder uitgebreid, maar voldoende voor eenvoudige administraties. **Yuki** - Sterk in automatisering en documentverwerking. Scant bonnetjes automatisch en koppelt ze aan de juiste boekingen. **Waar moet je op letten bij het kiezen?** - Bankkoppeling (bespaart enorm veel tijd) - Mogelijkheid om je boekhouder toegang te geven - Bonnetjes scannen via mobiele app - Automatische btw-berekening - Rapportages en dashboards voor inzicht in je cijfers

In onze praktijk zien we steeds dezelfde fouten terugkomen bij ZZP'ers. Herkenbaar? Dan is het tijd om actie te ondernemen: **1. Geen zakelijke bankrekening** - Prive en zakelijk door elkaar op een rekening maakt je administratie een chaos. Open een zakelijke rekening, ook al ben je eenmanszaak. Het kost EUR 5-10 per maand maar bespaart je uren. **2. Bonnetjes niet bewaren** - "Ik zoek het later wel uit" wordt "ik weet niet meer wat dit was". Scan bonnetjes direct met je telefoon via je boekhoudsoftware. 5 seconden werk, duizenden euro's waard. **3. Urencriterium niet bijhouden** - De zelfstandigenaftrek en startersaftrek vereisen 1.225 uur per jaar. Houd een eenvoudige urenregistratie bij (Excel of app). Zonder bewijs geen aftrek. **4. Te laat factureren** - Hoe langer je wacht met factureren, hoe langer het duurt voor je betaald wordt. Factureer direct na oplevering of maak afspraken over tussentijds factureren. **5. Btw-deadline missen** - Een te late btw-aangifte levert direct een verzuimboete op van EUR 68. Bij herhaling kan dit oplopen. Zet de deadlines in je agenda. **6. Fiscale regelingen niet kennen** - De belastingregels veranderen jaarlijks. Wat vorig jaar gold, kan dit jaar anders zijn. Veel ZZP'ers missen daardoor aftrekposten waar ze wel recht op hebben.

Wil je direct aan de slag? Volg deze stappen en je boekhouding is binnen een week op orde: **Stap 1: Open een zakelijke bankrekening** Scheid prive en zakelijk. Kies een bank met goede koppelingen naar boekhoudsoftware. **Stap 2: Kies je boekhoudsoftware** Of laat je boekhouder dit regelen. Zorg voor bankkoppeling en een mobiele app voor bonnetjes. **Stap 3: Koppel je bankrekening** Transacties worden automatisch ingelezen. Je hoeft ze alleen nog te categoriseren. **Stap 4: Stel je factuurtemplate in** Met je bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, betalingstermijn en bankgegevens. **Stap 5: Plan je deadlines** Zet btw-aangifte deadlines, voorlopige aanslag betaaldata en de deadline voor je inkomstenbelasting in je agenda. **Stap 6: Maak een weekroutine** 15 minuten per week: bonnetjes scannen, facturen versturen, betalingen checken. Dat is alles. **Stap 7: Evalueer per kwartaal** Bekijk je cijfers na elke btw-aangifte. Hoe staat je winst? Moet je bijsturen? Heb je voldoende gereserveerd voor belasting?

Bij Administratiekantoor Zandwijken in Aalsmeer helpen we dagelijks ZZP'ers met hun boekhouding. Van startende freelancers tot gevestigde zelfstandigen met complexe administraties. Onze aanpak is eenvoudig: je krijgt 1 vast aanspreekpunt, een vaste maandprijs zonder verrassingen, en je kunt alles online regelen via app en browser. We werken met Exact Online en koppelen je bankrekening, zodat je administratie grotendeels automatisch verloopt. **Wat krijg je bij ons ZZP-pakket (vanaf EUR 75/mnd)?** - Volledige boekhouding - Btw-aangifte per kwartaal - Inkomstenbelasting aangifte - Bankkoppeling en online boekhouden via app - Persoonlijk aanspreekpunt Benieuwd of uitbesteden iets voor jou is? Plan een gratis kennismakingsgesprek en we bekijken samen je situatie. Geen verplichtingen, wel direct duidelijkheid.