Digitale bonnen en facturen bewaren: zo doet u het goed!

Als ondernemer in Nederland, of u nu een ZZP'er bent of een MKB-bedrijf runt, bent u verplicht uw administratie, inclusief bonnen en facturen, gedurende een bepaalde periode te bewaren. Dit is vastgelegd in de bewaarplicht van de Belastingdienst. Een correcte administratie is cruciaal voor uw BTW-aangifte, inkomstenbelasting, en eventuele controles. Bij Administratiekantoor Zandwijken in Aalsmeer begrijpen we dat dit soms ingewikkeld kan zijn. Daarom helpen we u graag met het opzetten en onderhouden van een overzichtelijke digitale administratie.

De wettelijke bewaartermijn voor de meeste zakelijke documenten, inclusief digitale bonnen en facturen, is 7 jaar. Voor onroerende zaken geldt soms een langere termijn van 10 jaar. Het is belangrijk om deze termijnen in de gaten te houden en uw administratie hierop aan te passen. Bewaar documenten niet langer dan nodig is om te voldoen aan de privacywetgeving (AVG).

Digitaal bewaren betekent dat u bonnen en facturen scant of fotografeert en opslaat in een digitaal formaat, zoals PDF. Zorg ervoor dat de scan of foto duidelijk leesbaar is. U kunt gebruik maken van een scanner, een smartphone-app (zoals Scannable of Adobe Scan), of de scanfunctie van uw printer. Het is aan te raden om de bestanden te ordenen in mappen, bijvoorbeeld per maand of per categorie (inkopen, verkoop, etc.). Back-ups zijn essentieel om dataverlies te voorkomen.

De Belastingdienst accepteert digitale kopieën van bonnen en facturen, mits deze een getrouwe weergave zijn van het origineel. Dit betekent dat alle informatie duidelijk leesbaar moet zijn, inclusief bedragen, data, en omschrijvingen. Ook de herkomst van het document moet duidelijk zijn. Het is belangrijk dat u de digitale documenten op een veilige manier bewaart, zodat ze niet kunnen worden gewijzigd of verwijderd. Zorg voor een goede toegangscontrole tot uw digitale archief.

Er zijn verschillende softwarepakketten beschikbaar die u kunnen helpen bij het digitaal archiveren van uw bonnen en facturen. Denk aan cloudoplossingen zoals Dropbox, Google Drive, OneDrive, of speciale boekhoudpakketten zoals Exact Online, Yuki, of Moneybird. Kies een oplossing die past bij de omvang van uw bedrijf en uw budget. Let op de beveiligingsaspecten van de software en zorg ervoor dat uw data veilig wordt opgeslagen.

Digitaal bewaren biedt vele voordelen ten opzichte van papieren archieven. Het bespaart ruimte, is milieuvriendelijker, en maakt het makkelijker om documenten terug te vinden. U kunt snel zoeken op trefwoorden, data, of bedragen. Bovendien zijn digitale documenten makkelijker te delen met uw accountant of belastingadviseur. Dit maakt de samenwerking efficiënter en bespaart u tijd en geld.

Een veilige digitale omgeving is cruciaal voor het beschermen van uw bedrijfsgegevens. Gebruik sterke wachtwoorden, activeer tweefactorauthenticatie, en installeer regelmatig updates voor uw software en besturingssystemen. Maak regelmatig back-ups van uw data en bewaar deze op een veilige locatie, bij voorkeur in de cloud. Wees alert op phishing-mails en andere vormen van cybercriminaliteit. Overweeg het inschakelen van een IT-specialist voor advies en ondersteuning.